La mise à jour est faite au moins chaque année dans les entreprises d'au moins onze salariés (art. R4121-2, 1°). Pour les entreprises de moins de 11 salariés, il n'y a pas d'obligation de mise à jour annuelle systématique : on met à jour lors d'un changement de situation de travail ou d'une nouvelle information sur un risque.
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Mettre à jour
Un document vivant : mise à jour et conservation.
Un DUERP rédigé une fois puis oublié ne protège plus de rien. La loi encadre précisément quand le revoir et combien de temps le garder. Voici ce qu'il faut retenir.
À quelle fréquence
Les événements déclencheurs
Au-delà du rythme annuel, la mise à jour s'impose dès qu'un événement modifie la donne, quel que soit l'effectif :
- Toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé, de sécurité ou de travail (art. R4121-2, 2°).
- Toute information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque portée à la connaissance de l'employeur (art. R4121-2, 3°) – par exemple un accident, une nouvelle machine, un signalement.
C'est précisément ce qui rend le document vivant : il suit le travail réel, il ne le fige pas une fois pour toutes. On le redit calmement à chaque accompagnement : un document daté de trois ans et jamais revu est un document fragile.
Combien de temps le conserver
Le DUERP et ses versions successives sont conservés pendant une durée de 40 ans à compter de leur élaboration (art. R4121-4). Cette obligation de conservation longue s'applique aux versions à compter du 31 mars 2022, date d'entrée en vigueur du décret n° 2022-395 du 18 mars 2022. D'où l'intérêt d'archiver chaque version, et pas seulement la dernière.
Le dépôt dématérialisé
La réforme issue de la loi du 2 août 2021 a prévu un dépôt dématérialisé du document et de ses versions sur un portail numérique. Les échéances : à compter du 1er juillet 2023 pour les entreprises d'au moins 150 salariés, et au plus tard le 1er juillet 2024 pour les autres entreprises. À noter : c'est le dépôt qui est attendu, pas l'usage d'un logiciel payant particulier.
Questions fréquentes sur la mise à jour
À quelle fréquence mettre à jour le DUERP ?
Au moins une fois par an à partir de 11 salariés (art. R4121-2), et à chaque changement important – aménagement, nouvelle machine, accident, nouvelle information sur un risque – quel que soit l'effectif.
Combien de temps faut-il conserver le document unique ?
Le document et ses versions successives se conservent 40 ans à compter de leur élaboration (art. R4121-4), pour les versions postérieures au 31 mars 2022.
Le dépôt dématérialisé impose-t-il un logiciel ?
Non. C'est le dépôt du DUERP et de ses versions sur un portail numérique qui est attendu, selon des échéances (1er juillet 2023 pour les entreprises d'au moins 150 salariés, au plus tard 1er juillet 2024 pour les autres). On peut y répondre sans logiciel payant.